这么写套磁信,未来外导会给你点赞!(附模板案例)
发布时间:2020-09-24

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个人信息

作者:拿薯

院校:皇家墨尔本理工大学


申请外国院校研究生之前,与导师沟通联系是必不可少的一步。如果申请人申请的是授课型研究生项目,那么与导师事先沟通可能会成为非必选项目。但是,如果申请的是研究型研究生项目的话,那么取得目标导师的首肯就变得非常重要了。


外国教育体制与中国不一样,研究生导师权利很大,能决定申请人的最终录取结果。笔者的导师同意笔者进他的研究组之后告诉笔者,他同意了基本就没问题,申请过程只是走一趟程序。当然,这是在满足学校要求的前提下,例如学校要求的英语沟通能力和学术成绩。


最主流的沟通方式当属于发邮件询问,也就是人们常说的套磁信。这封邮件不仅仅可能影响导师对你的第一印象,还可能影响你最终的录取结果,所以一定要在各个方面做的最好。


下面有一些方法和建议能够帮助大家如何写一封套磁信。

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1.邮件标题


导师邮箱每天都会收到各式各样的套磁邮件,尤其是那些名气较大的教授。如果在标题上不能简短地表明来意,我敢担保,有70%以上的概率教授会当成是广告邮件或者无意义邮件从而不会点开。


有些同学在这方面做得真的太不走心了,甚至见过有人用“Hello”或者”Hi,there!”做标题的。这么随意的操作真的挺无语的。先不说教授会不会打开这类邮件,能不能通过垃圾邮件扫描都很难说。这样几乎是白费力气,所以不要尝试。


老话常说,细节决定成败。写好一个标题就是一个良好的开端,

例如:

Prospective Master student interested in your research group。


只要简洁的语言说明来意就好,起码教授从标题上就知道你是想跟他/她一起做研究的,那样教授看邮件的概率就高了嘛。在标题后面加个括号留个名字那就更好了,到时教授找你的邮件的时候也容易了。与人方便就是与己方便。如果教授有多个研究项目的话,也可以在括号内简短标明一下是哪个项目。

这么写套磁信2.png



2.邮件主体


邮件主体部分可以采用三段式来完成,这种模式相对容易学会。如果自己觉得有更好的模式也可以,这个完全取决于个人


01

第一段两句话完成就可以了。第一句话告诉教授你的名字、专业和毕业院校。其他的个人信息就没有必要在邮件说明了,毕竟教授不是签证官。所以,你的住址,兴趣爱好例如reading, swimming这些就不要出现在套词信里面了,因为教授doesn’t care。


如果你洋洋洒洒写了一些无关重要的信息的话,教授看到了估计会立马合上电脑走人。第二句话简单说一下你在哪里看到了他的研究项目信息,为第二段做一下平滑的过渡脚可以了


例如:

I found the information about your research and impressive achievements on the website of…

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02

在写第二段之前,先看一下教授的研究项目的内容,花时间了解教授做的是什么研究。在第二段的内容中结合研究内容来告诉教授你为什么对这个项目感兴趣,可以直接告诉教授研究项目中的一个你感兴趣的点或提出你对该研究的一些问题和意见。


如果在邮件中没有结合研究内容只是夸夸其谈,教授可能会认为你根本不了解研究项目或者觉得你只是群发相同的邮件而置之不理。


说完了对研究项目中感兴趣的内容之后,第二段下部分就可以向教授提出我们最关心的问题了:是否招收研究生。即使是导师在自己的网页中标明了研究生位置还是available,但仍然需要亲自向导师确认一下,以防有变

例如来一句:

I wonder if you would take any student XXX(学期和年份), and I hope you could give me more information about your program.


这就很好了,简单的一句话既问了教授是否招收研究生的同时展示了你对该项目的兴趣,一起都那么简单且自然。最后用一句话提醒一下教授看一下附件(简历、成绩单等等)


例如:

I have attached my C.V., statement of interest, transcript and the proof of degree for your review.

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03

第三段就可以跟教授说一下你希望在哪个学期开始学习顺带问一下成功概率高不高。两句话左右带过就好,因为这毕竟不是最核心的内容。这里提供一个例子以供参考。

 

I wish to begin the Master’s program in XXX(专业) in Semester X XXXX(学期和年份) and would be very interested in working under your supervision. I would appreciate if you could review the attached documents and let me know what the possibilities might be.




在完成上述内容后就可以在邮件正文内容下方的单独一行对教授的阅读表示感谢以体现出礼貌与尊重.


  • Again, thank you for your attention.

在最后当然不能漏了必不可少的祝福语,如Sincerely yours。如果是加拿大人的话,似乎更常用Best wishes。当然,这不一定是最好的模式,但这可以帮助大家快速学会如何写好一封套磁信。


  • 表达方式

在用英语提问的时候不一定要使用问句,使用问句则在较为正式的邮件中显得过于口语化而且语气比较强烈。在这里使用陈述句标明我们的疑问会相对而言更加恰当。


值得注意的是千万不要说I want to know这样的方式向教授提出,因为使用I want这样的方式在外国人看来不是礼貌的方式,具有命令式的语气,所以我们可能有时候在不经意间就已经冒犯了别人。因为教授辈分比我们高,所以提问的时候最好使用语气较弱的方式提出我们的疑问以示尊重,例如I wonder whether(if)…等句式来提出我们的疑问那就很恰当了。


当向教授提出要求或者希望教授怎样做的时候同样要使用语气较弱的方式进行提出,例如上述正文内容中的I would appreciate if you could…这样的句式就很不错了。

这么写套磁信5.png

  • 语法

毕竟英语不是我们的母语,所以我们在使用当中会不经意地使用了一些不当的词语或者时态来表达我们的意思而造成误解。


笔者当年在加拿大学习的时候有一位教授向笔者吐槽过他的研究生,说他们的英语水平还需要提高。所以,在邮件中频繁犯一些低级错误的话可能会令教授质疑你的英语水平。如果身边有英语水平很高的朋友或者老师的话,可以让他们帮助你进行检查并提出修改意见。


如果没有的话可以使用一些语法检查程序,这些都可以在网上找到,能够在一定程度上提升语言的准确度。书写完成后一定要认真检查多遍,尽量完善内容


  • Last but not least

一份好的套词信能够用简短、准确的语言让教授了解你的学术背景,以及你对他的研究的看法。华丽的辞藻不是必需的,准确使用恰当的词语才是我们追求的目标。


最后,提醒一下大家在邮件发送之前记得检查一下有没有附上C.V.等附件。说真的,有些同学在邮件中叫教授看C.V.和 Statement of Interest,但在教授看邮件时把电脑都翻转了都找不到文中提及的附件,就差打开电脑盖了。那时候,就显得太不走心了。可能教授只回复你一句话:Are you kidding? 所以,还是那句话:细节决定成败。

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