word文档排版技巧有哪些?
更新时间:2023-07-18

word文档排版技巧有哪些?


  word文档排版技巧有哪些?


  word文档排版技巧:1、编号自动2、排版自定3、红线消失4、字体嵌入5、格式转换。不论是在我们工作中还是学校学习的过程中,难免会遇到要处理这样或那样的文件,要求很高的论文也需要用到word进行排版,那么该怎样对一篇已经输入的word文档进行排版呢?

  1、编号自动

  在排版办公文件的时候,经常需要给每个要点添加序号,对于职场新人来说,这是一个效率设置。虽然现在的Word都是默认自动为新的一行内容添加序号的,但是有些老同事会觉得麻烦,手动把它给关了。这时你就需要知道,到哪儿再把它给打开了。

  首先我们打开一个Word文档,点击左上角的「文件」,再到「选项」中找到「校对」,点击「自动更正选项」选项。

  接着在弹出的小窗中选中「键入时自动套用格式」选项卡,最后勾选这个「自动标号列表」选项就打开自动编号的设置了。

  这样一来,在Word排版时输入第一个序号后换行,软件就会自动将新行「继续编号」,实现自动编号;如果不想在这一行行编号,按下「Ctrl+Z」撤销即可。

  2、排版自定

  Word中自带了不少排版的样式,在排版文件的时候可以直接应用。但如果这个样式不是老板要求的样式,就不能用、只能自己一段段的排版吗?不!我们可以在原本样式的基础上,重新创建一个。

  首先,打开Word文档,在「开始」中找到「样式」,打开它右下角的小三角菜单,选择「创建样式」。

  接着在弹出的小窗中按下「修改」,进入新样式的编辑界面。

  在这里我们可以对这个新样式的字体、段落、编号等排版参数进行设置,只要点击「格式」进入编辑即可。

  3、红线消失

  在Word文档中,有时会有一些怎么也去不掉的红色或是蓝色的下划线,如果把这样的排版给老板看,可能奖金就黄了……其实这些去不掉的红线是因为文档中打开了某个设置,只要把它关掉就好了。

  打开Word文档后找到「文件」中的「选项」,然后到「」校对中把「在Word中更正拼写和语法时」下的勾选全部取消,这时再回到Word页面中,那些乱七八糟的下划线都会消失的。

  4、字体嵌入

  Word排版的时候用了很好看的字体,但是老板打开还是标宋,这就有点扎心了。要解决这个痛点有两个方法,第一个就是把字体嵌入到这份文档中,这样文档的体积会变大一些,但是能保证老板查阅的时候,看到的是你精心排版挑选的字体。

  这个设置还是在「文件」的「选项」中,打开窗口之后选择「」保存,接着勾选「将字体嵌入文件」,为了不让文件太大不易传输,建议将「仅嵌入文档中使用的字符」一起勾选,最后按下确定就搞定了。

  5、格式转换

  刚说到排版显示的字体不一样有两个解决方法,第二个就是把Word文档转换为PDF格式。这样一来无论老板再何时何地用哪个版本的软件打开这份文档,看到的内容都会和你保存时一模一样。

  这里需要用到一个小工具「迅捷PDF转换器」,下载并安装好软件后,打开它点击「其他文件转PDF」,选择「Word转PDF」再把Word文档拉到右边的空白窗口中。

  用这个软件的好处是,除了和Word自带的PDF转换一样的功能以外,它还可以进行多个文档的批量格式转换,那效率贼快了~只要把所有的文档全都添加到软件中来,最后按下右下角的「开始转换」,就几秒钟所有的文档格式都会转换成PDF了。